Lors de notre épisode précédent, nous avions évoqué les différents profils de procrastinateurs. Naturellement, je retrouve donc Octave pour en apprendre un plus sur ce phénomène et disséquer les causes mêmes de la procrastination. Face à des tâches de toutes natures, des corvées aux tâches administratives, à la maison ou au bureau, d'où naît la procrastination ?

C'est au large de la minuscule île d'Escudo de Veraguas au Panama, pas plus grande que Central Park, que le Poulpe Gardien des tâches administratives m'a donné rendez-vous. Tout un symbole, car ici vit une espèce isolée du monde qui sait parfaitement prendre son temps : le paresseux nain tridactyle.

Hey Octave, alors pourquoi procrastines-t-on ?

Bien souvent, on assimile procrastination et paresse, pourtant le manque de motivation n’est vraiment pas le seul responsable. Pour découvrir les raisons qui t'y poussent, je vais démystifier ces 4 expressions favorites des procrastinateurs.

"Ça prend trop de temps, c'est trop compliqué, c'est rasoir"

27 % des salariés affirment repousser les actions répétitives, 24 % les actions longues à effectuer et 49% les tâches jugées sans intérêt.

Ce qu'il faut comprendre lorsque le procrastinateur s'exprime ainsi, c'est plutôt "j'ai peur de m'attaquer à cette tâche". En fonction de sa nature, une tâche peut révéler une peur :

  • peur de prendre trop de temps : pour éviter les tâches chronophages, tu t’attaques aux petites tâches, comme répondre à un e-mail, ce qui te procure au passage un petit rush de dopamine pour une petite tâche accomplie
  • peur de l’effort : tu évites les tâches complexes en les repoussant de plus en plus
  • peur de ne pas être capable : tu es manque d’inspiration ou tu penses ne pas disposer des bonnes compétences
  • peur de révéler ses faiblesses : tu dois t'attaquer à une tâche inconnue et tu es terrorisé à l'idée de découvrir de ne pas en être capable, soit l'angoisse des perfectionnistes
  • peur de l’ennui  

"Je préfère faire autre chose"

Tu procrastines pour augmenter ton taux "gratification immédiate". C'est un déficit d'autorégulation. Le problème c'est qu'à un moment, la panique prend le relais. Cette technique a donc ses limites. Si tu veux vraiment arrêter de procrastiner, tu dois plutôt chercher à réguler :

  • ton manque de concentration : tu es constamment dérangé et ça n’arrange rien ! Réseaux sociaux, mails, coups de téléphone… Toute ces sollicitations t’empêchent de te concentrer et tu te retrouves à abandonner ou à vouloir tout gérer en même temps : c’est la meilleure façon de fournir un travail bâclé !
  • ton manque de motivation : t'es-tu déjà demandé d’où il venait ? Ce n’est pas qu’une question de paresse chronique. Il peut aussi venir de la fatigue, du stress, de la peur, de gens qui ne t'encouragent pas, du manque de clarté ou d'intérêt sur tes objectifs ou encore parce que ton esprit est préoccupé par d'autres tâches plus importantes
  • ton manque de discernement : tes facultés de jugement t’aident à prendre des décisions. Si elles sont altérées, tu te sens désorganisé et tu perds le contrôle jusqu'à te sentir incapable. Elle sont souvent affectées par la peur de découvrir ses faiblesses et par l’impulsivité qui te retient dans le présent en t’empêchant de penser au futur.

"Je suis comme ça"

C'est bien possible ! les études s’accordent à reconnaître un lien entre personnalité, facteurs génétiques et procrastination. Pourquoi n'arrives-tu pas à évaluer le travail à fournir ? Une réponse pourrait se trouver dans ta représentation subjective de l’effort, influencée par ta personnalité et la façon dont fonctionne ton cerveau. L'équilibre entre sérotonine (sécrétée par l’effort) et dopamine (sécrété par la récompense) entre en compte dans ton processus de prise de décision.

"Je vis dans une autre dimension"

Si ta perception du temps est erronée, tu as plus de chance de procrastiner. Lorsqu'une date limite arrive, le stress et l’anxiété augmentent alors pour éviter de te sentir trop coupable, tu minimises les conséquences. En repoussant l’échéance, tu crées un paradoxe entre comment tu penses que tu vas te sentir dans le futur et la réalité de ce que tu ressentiras. Tu me suis ? Si tu es triste aujourd'hui, il t'est difficile d'imaginer que tu seras heureux demain, alors que cela peut très bien arriver. Si tu as envie de manger une pizza ce soir, peut-être qu'à l'heure de dîner, tu préféreras des pâtes ? Difficile de réconcilier des incohérences dans le temps.

De ce que tu me décris, les conséquences des procrastinateurs sur leur vie ou celle de leur entreprise ont l’air salées !

Les conséquences sont graves : agir dans l’urgence, bâcler ses travaux, arriver en retard ou rater un rendez-vous, bien souvent cela coûte cher sur le plan financier et personnel : pénalités de retard (amende de stationnement ou déclaration d’impôts) et promotion ou études ratées. A l'échelle de l'entreprise, le coût de la procrastination d'un salarié est estimé à 3900€ par an, correspondant à une demi-heure perdue par jour sur des tâches que je peux faire à sa place.

390 000 € : coût annuel de la procrastination pour 100 salariés

Mais il parait que la procrastination a aussi des effets bénéfiques ?  

Je m’adresse d’abord aux procrastinateurs chroniques. Ce que je vais dire n’est pas là pour vous encourager, bien que pour certains d’entre vous, une bonne date limite qui approche c’est l’occasion de faire des merveilles ! C’est aussi bon de s’aérer l’esprit et de recharger les batteries : un jogging, un café ou du lien social aide à retrouver de la productivité. Sans ne serait-ce que s’arrêter pour réfléchir où en seraient les arts et la science ? Newton aurait-il pris le temps d’une sieste sous un pommier ? Procrastiner, c’est aussi prendre du temps pour soi, mais pour éviter toute mauvaise surprise il est préférable de remettre cette activité à plus tard.

Alors comment mettre fin à la procrastination ?

Il existe des centaines de solutions et conseils : utiliser un outils d'organisation ou de gestion du temps comme Trello, utiliser des extensions pour bloquer l'accès aux réseaux sociaux, se doter casques anti-bruits, faire du yoga... il y en a pour tous les goûts et pourtant cela ne suffit pas.

Il te faut trouver l'équilibre entre sélection des tâches à effectuer (en prenant en compte leurs dates limites), le sentiment de gratification et les bonnes conditions pour y parvenir.

5 conseils pour t'en sortir

En suivant ces cinq préceptes, tu seras donc capable de reprendre ta vie en main :

  1. L’organisation est ta meilleure arme : définis un plan et commence toujours par les tâches que tu n’as pas envie de faire ! Il faut te concentrer sur les tâches importantes et utiles : 45% des salariés déclarent consacrer jusqu'à 30 minutes par jour à des tâches en dehors de leur périmètre.
  2. Soit régulier pour ménager ton stress ! Il faut se confronter à ses obligations de manière quotidienne.
  3. Responsabiliser ceux qui t'entourent : la meilleure façon d’éviter de sombrer, c’est d’abord d’apprendre à déléguer et à mieux communiquer.
  4. Assiste-toi du digital : cela concerne les logiciels (26% des employés de PME s’estiment être plus productif au travail lorsque les tâches administratives diminuent), ou mếme l'équipement (un salarié perd 2 semaines par an à cause d'ordinateurs trop lents).
  5. Régule ta gratification ! Tu sais comment tu te sens maintenant, tu ne sais pas comment tu sentiras demain et surtout récompense-toi toi-même ! Une fois la fameuse tâche accomplie, n’attends pas que quelqu’un d’autre le fasse pour toi.

N’oublie pas aussi que parfois tu procrastines ou échoues dans tes tâches malgré toi, il faut savoir se ménager face à des documents et des informations perdus ou erronées, des absences de réponses, des sites web en panne ou mal conçus.

Et toi Octave dans tout ça, comment tu peux m'aider à ne plus procrastiner ?

Ma mission c'est d'automatiser tes tâches administratives en mettant de l'organisation dans tes documents et informations et en échangeant avec toi pour mieux te satisfaire. Je m'attaque aux tâches de toutes natures pour t'aider à ne plus avoir peur d'elles :

  • peur de prendre trop de temps ? J'accélère l'exécution de tes tâches en sachant exactement comment m'y prendre. Je te questionne si besoin et apprends en continu à mieux te satisfaire.
  • peur de l’effort ? D'un côté je retiens tes informations et stocke tes documents pour que tu n'aies plus à les répéter et de l'autre j'automatise leurs partages pour remplir des formulaires, générer des documents depuis des modèles, envoyer des mails ou encore créer des rappels. Les tâches répétitives, c'est même ma grande spécialité.
  • peur de ne pas être capable ? Tu ne sais pas comment t'y prendre pour accomplir cette déclaration ? Je prends le contrôle et automatise le tout en te posant les bonnes questions.
  • peur de révéler ses faiblesses ? L'erreur est humaine mais elle n'est pas poulpesque. L'échec dans la gestion administrative vient souvent d'en face : mauvaises informations demandées, mauvaises explications, manque de réponse. Je me place au milieu et joue les orchestrateurs. Tu as rempli un formulaire et le site est en panne ? Il faudra que tu recommences. Moi, je réessaye indéfiniment jusqu'à que le site fonctionne et je te préviens quand c'est fait.
  • peur de l’ennui ? a tombe bien, pendant que je m'occupe de tes tâches, tu peux faire autre chose, même procrastiner !

Pour que je m'occupe d'une tâche, il suffit de me le demander :

💬 Hey Octave, partage le bulletin de salaire de Thomas avec l'équipe compta !

💬 Envoi une attestation de domicile à Thomas !

💬 Retiens mon IBAN

💬 Gère mes déclarations CESU mensuelles

💬 "Envoi une attestation à mon assurance auto"

💬 "Embauche un nouveau salarié" apprends-en plus sur ce que je sais faire pour les entreprises ici 👉https://blog.hey-octave.com/poulpe-fiction-1-benefices-dune-experience-dembauche-automatisee/

🔐 En plus toutes tes données sont protégées, conformément au RGPD, 👉https://blog.hey-octave.com/rgpd-entreprise-a-jour-10-rappels/

Hey Octave, comment fait-on pour t’adopter ?

👨🏼‍✈️ Pour les entreprises, il suffit de contacter l’Amirauté : https://fr.linkedin.com/in/sidneyruby

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🚰 Ça coule de sources :

https://www.maddyness.com/2016/08/03/etude-francais-procrastination/

https://www.nbcnews.com/better/careers/6-myths-you-ve-been-told-about-procrastination-productivity-n763571

https://www.myrhline.com/actualite-rh/procrastiner-un-mal-francais.html

https://www.sciencesetavenir.fr/sante/cerveau-et-psy/pourquoi-les-procrastinateurs-procrastinent_114296

https://www.developgoodhabits.com/causes-of-procrastination/

https://www.lefigaro.fr/vie-bureau/2014/05/03/09008-20140503ARTFIG00080-plus-de-deux-tiers-des-salaries-perdent-trop-de-temps-au-travail.php

https://www.blackline.com/fr/about/press-releases/2016/moins-stresses-plus-equilibres-plus-heureux-quelle-serait-notre-vie-debarra/

https://www.cadre-dirigeant-magazine.com/reussir-en-entreprise/procrastination/

https://itsocial.fr/enjeux-it/enjeux-strategie/business/simplification-taches-administratives-44-mde-deconomies-pme-francaises/

https://intheknow.insead.edu/article/benefits-doing-nothing?SiteId=DP_Social_LinkedIn&AdId=InTheKnow&marketingSource=DP

https://www.passeportsante.net/fr/psychologie/Fiche.aspx?doc=phobie-administrative

http://socialworkersuccess.com/overcome-procrastination/

https://lecanapecestlavie.fr/procrastination-definition-super-pouvoirs/

https://www.doctissimo.fr/psychologie/news/procrastination-9-francais-sur-10-touches

https://www.independent.co.uk/life-style/annual-leave-millennials-waste-life-admin-doctors-appointments-deliveries-household-chores-a8163426.html

https://www.iterop.com/pme-142-jours-de-travail-consacres-a-bureaucratie/