Quelle plaisir de retrouver Octave, le Poulpe Gardien des Données, Maître Administratif, qui me reçoit au Floyd's Pelican Bar pour nous parler en exclusivité de sa toute première tâche automatisée d'entreprise : l’onboarding d’un nouvel employé. Et le moins qu’on puisse dire c’est qu’il a des arguments tentaculaires pour vous convaincre de l’adopter.

Ravi de te retrouver Octave, l’eau est toujours bonne ! Alors pourquoi avoir choisi de te dévoiler en commençant par l’expérience d’accueil de salariés ?

A bord d’un navire, on dit souvent “les femmes et les enfants d’abord”. Si ce navire était une entreprise, je dirais plutôt “les employés et les clients d’abord”. Imagine d’ailleurs quand ce navire est un paquebot. Comme le dit si bien Richard Branson, Fondateur du groupe Virgin :

“Les employés passent en premier. Si vous vous occupez convenablement de vos employés, il s’occuperont convenablement de vos clients”.

C’est le moment de découvrir la culture d’entreprise, sa capacité à communiquer et de comprendre comment le nouvel embauché sera accompagné dans l’organisation. Ce sentiment est d’ailleurs partagé par 98% des managers qui considèrent l’expérience d’accueil comme un élément clé de la rétention (1). Pourtant peu de choses sont faites pour l’améliorer par manque de temps ! L’accueil se doit d’être une étape bien plus engageante qu’un simple procédé administratif. J’interviens pour accueillir et libérer du temps de traitement de la paperasse administrative afin qu’il soit consacré à des choses plus enrichissantes pour le salarié et plus bénéfiques pour les responsables administratifs.  

Pourquoi ce sujet est-il si important ? Il y a tant de choses à faire pour aider les entreprises à se dématérialiser, gérer leurs données et s’automatiser.

20% des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent de la quitter dès le premier jour en raison d’un accueil défectueux sur les plans humains, administratifs ou matériels (2)

En France, il est rare que les entreprises offrent expérience d’accueil qui impressionne les nouveaux arrivants. Tout est souvent fait avec le package : mail, excel, word, scanner, imprimante… Cette obsolescence a un effet dévastateur sur l’image de l’entreprise. Franchement, beaucoup se diraient : "Euh, y a pas une app pour ça ?". Sans oublier les risques qui découlent de ces procédures : délais de déclarations dépassés et erreurs de saisie.

Est-ce que tu te souviens de la première heure que tu as passé dans chacune des entreprises où tu as travaillé ? Une première bonne impression donne envie de rester et un recrutement raté, c’est au final une addition salée. Prenons les choses par les chiffres parce que je sais que tu aimes bien ça : en moyenne, le coût global d’un recrutement est compris entre 3 000 et 10 000€.

Il y a d’abord les coûts “externes” qui sont souvent bien connus de tous :

  • Frais de publication des offres d’emplois, qui vous en coûtera au bas mot 500€ par mois par plateforme. Linkedin Jobs par exemple vous facturera 10€ par jour par annonce !
  • Coûts liés au tests de toutes natures (personnalités, techniques, etc.)
  • Coûts de campagnes marketing liés à la marque employeur : présences sur les salons, “career days”, etc.
  • Coûts des pages Carrières : qu’il s’agisse de la maintenance de votre propre page Carrières sur votre site ou d’une page employeur sur un site de recrutement.
  • Honoraires de cabinets de recrutements, de 15 à 25% du salaire brut annuel selon les secteurs et le niveau du poste. Pour un salaire à 40 000€, à 20% de moyenne, on arrive à 8 000€ par embauche.

Ensuite, il y a les coûts internes, qui découlent principalement du temps passé des équipes en poste à accueillir le nouveau salarié. Tout ce temps passé est à prendre en compte ! Pourtant il est beaucoup moins bien suivi et mesuré :

  • les temps de rédaction de la promesse d’embauche et du contrat de travail, recopier les informations pour les déclarations mutuelles et prévoyance
  • ouverture d’un dossier administratif
  • prendre rendez-vous avec la médecine tu travail
  • réunir matériel et fournitures
  • parcours d’intégration : introduction aux équipes, formation  

Et enfin, en cas de rupture, c'est l’apothéose :

  • convocations aux entretiens
  • mettre fin administrativement à la période d’essai
  • établir le solde de tout compte
  • remplir la fiche Pole Emploi

Sans compter que pendant tout cette période, le salarié n’est plus très productif. Rebelote avec les coûts liés au recrutement d’un remplacement… l'anguille se mord la queue, les oursins tombent du portefeuille.

En France plus de 12% des recrutements des CDI partent durant leur période d’essai (3)

Les entreprises investissent massivement sur les coûts externes en négligeant souvent les coûts internes. Grave erreur, car comme démontré, ça peut très bien leur coûter plus cher à l’arrivée.

Concrètement, comment améliores-tu ce processus ?

Mon focus ce sont les coûts internes. Tout ce qui est répétitif, rébarbatif d’une part et "digitalisable" d’autre part. A commencer par toute la procédure administrative. Dis-moi juste :

  • qui tu veux recruter ? Son nom, son prénom et son adresse email
  • quel est son poste ?
  • à quel salaire ?

Je m’occupe dès lors de générer toute la documentation :

  • je demande au nouveau salarié ses pièces justificatives, que je sais lire et valider tout seul, afin de suivre son dossier automatiquement (pièce d’identité, preuve d’affiliation à la sécurité sociale, RIB, Diplôme)
  • Je lui fais signer son contrat de travail et collecte les informations nécessaire aux déclarations de mutuelles et prévoyances que je télédéclare
Aucun texte alternatif pour cette image
  • Je range correctement toutes les informations et les documents dans son dossier.
  • Enfin je lui présente les documents d’accueil l’entreprises, ses avantages, et lui partage les petites astuces des premiers jours
  • Surtout, passé l’étape d’embauche, il peut me le demander des informations sur l’entreprise, sa couverture santé, de trouver ses documents et même désormais d’effectuer des tâches pour lui. Je lui réponds immédiatement, jour et nuit, depuis son ordinateur ou son mobile.

Je veux éradiquer les temps de saisie et de validation pour les services administratifs et juridiques. Mes capacités d’apprentissage grâce à mon intelligence artificielle me permette de m’améliorer constamment. Plus on discute, plus j’effectue de tâches pour toi, plus je deviens autonome. Bien sur je demande toujours validation si nécessaire.

Quels sont alors les bénéfices principaux ?

Une expérience d’accueil digne de son nom déjà, tu ne trouves pas ?

  • Du temps retrouvé pour les équipes administratives afin de mieux accueillir les nouveaux embauchés ou se concentrer sur des plans de formations ou bien gagner en productivité sur leurs autres recrutements et donc même arriver à réduire leurs coûts externes ! Un comble !
  • Transformer les échanges administratifs en discussion avec moi rend quand même le processus bien plus sympathique. En plus je connais quelques bonnes blagues...
  • Les collaborateurs aux anges grâce à leur Poulpe Gardien
Je m’assure que la lune de miel entre l’entreprise et le nouvel arrivant perdure de manière innovante.

Tous les futurs échanges documentaires se feront avec moi, comme ça il n’y a plus de tracas. En plus, fini les boites mails polluées ! Lorsqu’un nouveau document est déposé dans ton coffre, que ce soit des bulletins de salaires, des compte-rendus d'entretiens annuels, ou encore une attestation, je t’envoi des notifications. Savais-tu que 95% des notifications envoyées sur mobile sont lues ? Pour encore plus d’interactions, tous les salariés utilisent la messagerie intégrée, connectée au coffre de documents et données pour faciliter les échanges.

Tout est bien conservé, protégé et tracé en respectant le règlement européen sur la protection des données RGPD. En plus, l’employé conserve ainsi tout s’il quitte la société ! Il conserve son compte, comme ses documents et ses informations tout en perdant accès à l’espace de son entreprise. Tout est même prêt pour son arrivé chez Pôle Emploi en cas de besoin…

Merci Octave pour ces précisions. Je me rends compte surtout que ta solution ne fait pas que gérer l'accueil de nouveaux salariés. Peux-tu m'en dire plus ?

Ah non très loin de là ! Ma solution c’est la boite à outils pour planifier, collaborer et automatiser en harmonie :

  • pour l’organisation des données et des papiers de l’entreprises
  • pour tous les membres de l’entreprise qui partagent de l’information : ressources humaines, comptabilité, gestion, commerce…
  • pour l’expérience d’accueil des nouveaux collaborateurs certes, à qui je garantie une continuité dans l’expérience et toujours le même niveau de satisfaction, même à distance ! De la même façon qu’un parcours client optimisé obtient des clients plus satisfaits, un meilleurs expérience d’embauche donne des employées plus satisfaits et donc plus productifs. L’expérience d’onboarding s’inscrit donc aussi dans une logique business.
  • pour tout ce qui reste à venir et la liste est longue, ce n’est que le début...

Il reste donc une dernière question : comment faire pour t’adopter et déployer Hey Octave dans son entreprise ?

👨🏼‍✈️ Il suffit de contacter l’Amirauté : https://fr.linkedin.com/in/sidneyruby

🐙 N'hésite pas à nous suivre pour rester informé des prochaines nouveautés et en découvrir plus sur la vie d’un poulpe : https://www.linkedin.com/company/octaveai/

👉https://hey-octave.com

🚰 Ça coule de sources :

1 : https://ir.kornferry.com/node/9306/pdf

2 : https://info.easyrecrue.com/en/whitepaper-kpi

3 : https://www.gereso.com/actualites/2018/04/23/le-cout-reel-dun-recrutement/